Si bien los softwares de redes sociales y medios de comunicación son útiles para el levantamiento de información y para conocer la reputación de una empresa, también nos pueden traer algunas dificultades si no prestamos atención al alcance de su uso, la calidad de la clasificación y el imprescindible control o chequeo de la data.
Te invito a que conozcan el siguiente listado con sugerencias para los analistas de comunicaciones que emplean software de monitoreo de medios o redes sociales.
Los temas propuestos fueron elaborados a partir de mi experiencia -tanto en el sector público como privado- en base de datos de noticias y como cliente de proveedores de datos de medios y RRSS.
1.- Rigurosidad en las clasificaciones
Uno de los proveedores de datos de noticias clasificaba una misma nota hasta de cinco formas distintas, aunque fuera exactamente el mismo contenido reproducido por diferentes medios. Esto último implicaba que, al hacer un seguimiento a esa noticia y sus temas complementarios durante un extenso período, la labor de encontrar todas las notas se hacía dificultosa y lenta.
2.- Valoraciones de externos
Se sugiere que las valoraciones (+, – o neutro) de las noticias u opiniones en RRSS (análisis de sentimiento) de una empresa por parte de externos no sean considerada como la “información oficial” y se recomienda revisarlas con atención.
Esto último, porque los prestadores de servicios no conocen el contexto del negocio, salvo que se le indique explícitamente o que haya tenido la experiencia de haber trabajado en ese lugar anteriormente.
3.- Diferenciar entre temas y actores
Otro error frecuente consiste en que algunos analistas al momento de clasificar la información por su tag o palabra identificatoria -que nos permitirá seguirla en el tiempo- a veces incluyen el nombre de un actor o su cargo para identificar las notas en que habló tal o cual vocero. Por ejemplo, LEY.GENERO.MINISTRA
Esto último no es tan recomendable. Es mejor hacer una base de datos paralela que sólo registre los actores que participaron en esa noticia y su cargo, manteniendo el mismo tag identificatorio original. Para el mismo caso sería LEY.GENERO, sin la palabra ministra.
4.- Revisar los registros
Es una muy buena práctica chequear diariamente la consistencia de la información al recibir o enviar datos.
Uno de los proveedores, por un error en el manejo de su software, quintuplicó cada noticia publicada. En otra ocasión, clasificó los temas en forma errada haciendo que, por ejemplo, el 90% de las notas de un noticiero central estuvieran identificadas como noticias del sector “Medioambiente”, lo que no guardaba relación con la agenda de TV.
En medio de una crisis comunicacional, lo mismo sucedió con otro servicio de monitoreo de redes. Los campos de la base de datos de social listening venían repetidos, transformando a esa información en un verdadero dolor de cabeza para quienes en el departamento de comunicaciones debieron informar a la gerencia sobre este error, el cual identificaron una vez que los informes y decisiones ya habían sido enviadas.
5.- Plataforma de lanzamiento
Otro tema muy importante consiste en que antes de enviar el documento final, te tomes un tiempo de revisar tanto el contenido que encabeza el mail, como el texto del documento y la coherencia de los gráficos.
Otro aspecto a considerar y al que deberás estar muy atento, es no cometer errores al momento del envío del mail, chequeando el correo del destinatario. Si manejas muchos mails o listas de distribución revisarlas y actualizarlas periódicamente.
Espero que este texto haya sido de utilidad y te permita estar más atento en tu trabajo. Eres muy bienvenido si quieres enviarme tu experiencia sobre este tema u otros para escribir mi siguiente post.
Por último, te invito a que conozcas mi servicio gratuito de auditoría de contenidos en twitter que te permitirá saber cómo estás comunicando en redes sociales.
Hasta pronto!
